Gerade im Bereich Human Resources rückt das Thema Digitalisierung immer mehr in den Vordergrund. Um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und für mehr Übersicht zu sorgen gibt es mittlerweile Dienstplan Softwares, die das Erstellen von Dienstplänen digitalisieren. Wir erklären, über welche Funktionen solche Systeme verfügen und warum sich der Umstieg lohnt.

Welche Funktionen hat eine Dienstplan Software?

Mit einer Dienstplan Software kann ganz automatisch ein kompletter Schichtplan erstellt werden. Die Systeme verfügen dabei über eine Vielzahl an Funktionen, um dies möglichst übersichtlich und interaktiv zu gestalten.

Erfassen von Diensten und Arbeitsstunden

Bereits mit ein paar wenigen Klicks können den Arbeitnehmern Dienste zugewiesen werden. Die Mitarbeiter können dann jederzeit ganz bequem über das Smartphone in den Dienstplan einsehen. Zudem ist stets ersichtlich, welcher Mitarbeiter gerade Urlaub hat oder sich auf einer Fortbildung befindet. Auch die geleisteten Arbeitsstunden werden aufgezeichnet und können laufend aktualisiert werden.

Interaktive Änderungen

Interaktivität Dienstplansoftware
Eine gute Dienstplansoftware umfasst unterschiedliche interaktive Funktionalitäten

Die Programme sind auch interaktiv und ermöglichen es den Mitarbeitern Urlaubswünsche und Krankenstände selbst einzutragen und so den Arbeitgeber gleich zu informieren. So können auch untereinander Schichten getauscht und sofort vom System erfasst werden.

Die meisten Softwares verfügen dabei auch noch über Zusatzfunktionen, wie ein automatisches Warnsystem für Unstimmigkeiten oder eine Anzeige, die angibt, ob sich Mitarbeiter auch immer fristgerecht ein- oder austragen. Selbst gesetzliche Regelungen werden automatisch vom System erfasst und berücksichtigt. Die Vorteile, die sich dadurch ergeben, sind enorm.

Die Vorteile einer digitalen Dienstplanerstellung

Es ist nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen Dienstpläne von einem zentralen System erfassen lassen. Denn wer einen Schichtplan mithilfe einer Software erstellen lässt, genießt dadurch wesentliche Vorteile.

Zeitersparnis bei der Dienstplanerstellung

Dienstpläne zu erstellen ist sehr zeitaufwändig, vor allem wenn noch kurzfristige Änderungen vorgenommen werden müssen. Anstatt den ganzen Plan händisch zu schreiben, ist es von vorn herein einfacher einen Dienstplan mit Timeos erstellen. Die Software fertigt dann blitzschnell eine aktualisierte Version an.

Größere Flexibilität

Wenn alle wichtigen Termine mit einem Klick auf dem Smartphone verfügbar sind, ist man immer up to date. So kann auf Krankheitsfälle schneller reagiert werden, um gegebenenfalls Ersatz zu finden. Auch Änderungen im Dienstplan können schneller mitgeteilt werden, damit sogleich alle Mitglieder Bescheid wissen.

Ausreichende Dokumentation

Dokumentation Arbeitszeiten
Die Dokumentation der Arbeitszeiten ist für Arbeitnehmer und -geber gleichermaßen wichtig

Die geleisteten Arbeitsstunden müssen stets ausreichend dokumentiert werden. Mit einer digitalen Aufzeichnung gibt es kein Verzetteln und etwaiges Vergessen von geleisteten Überstunden mehr. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Arbeitgeber, weil so für mehr Zufriedenheit in der Belegschaft gesorgt wird.

Wer seinen Arbeitsalltag erleichtern will, sollte sich überlegen, künftig auf eine Dienstplan Software umzusteigen. Die Systeme bringen nicht nur eine immense Zeitersparnis ein, sondern sorgen auch für mehr Übersicht und Dokumentation. Auf diese Weise wird das Arbeitsleben deutlich stressfreier.